Jokaisella lippukunnalla on oma tapansa jaotella kustannuksia eri tileille kirjanpidossaan. Seuraavassa on esitetty yksi looginen kokonaisuus lippukuntien yleisimmin tarvitsemista tileistä, ja mitä tileille on tarkoitus kirjata. Hankalammissa tapauksissa on myös kerrottu, miten päin joku vienti tehdään tilille, miten poistot kirjataan, paljonko poistoprosentit ovat, jne. Tiliöintiohje on laadittu tavallista lippukuntaa ja lippukuntaryhmittymää varten, joilla ei ole liiketoimintaa eikä palkattuja työntekijöitä. Ohje on tarkistettu 6.2.2008
Katso myös: Tilikartta, Tilinpäätös ja Kirjanpito sekä Kirjanpitolaki.
| 3050 | Vuokrat | Tälle tilille kirjataan kokoontumistiloista maksetut vuokrat.
|
| 3055 | Sähkö, vesi | Tilille kirjataan sähkö- ja vesilaskut.
|
| 3060 | Vakuutukset | Tilille kirjataan maksetut vakuutusmaksut. Kerran vuodessa on hyvä tarkistaa, vastaako vakuutussumma kohteen todellista arvoa. Saadut vakuutuskorvaukset: Mikäli korvaus käytetään uushankintaan, kirjataan korvaus ao. tilin kuluvähennykseksi, esim. Pankki/ Retkitarvikkeet. Mikäli korvausta ei käytetä uushankintaan tai mikäli korvattavaa on paljon erilaista, esim. retkitarvikkeita, kirjoja, huiveja, kunnostusta, ja kohdistaminen on hankalaa, voidaan korvaus kirjata tilille Satunnaiset tuotot.
|
| 3065 | Jätehuolto | Tilille kirjataan kokoontumistilojen jätehuoltomaksut.
|
| 3070 | Kunnostus | Kunnostus sisältää kokoontumistilojen korjauksen ja huollon eli remontit, murtovahingot, uudet avaimet, jne.
|
| 3075 | Muut kulut | Muut kokoontumistiloihin kohdistuvat kulut kuten irtokalustus, siivousvälineet yms.
|
| 3150 | Toimistotarvikkeet | Sisältää mapit, paperit, tulostimen värikasetin, yms. hallinnolliseen tarpeeseen tulevat kulut, lippukunnan valokuva-albumin, yms.
|
| 3155 | Posti, puhelin-, nettikulut | Vain hallinnolliset kulut, esim. kokouspöytäkirjojen postitus. Muut postitukset omille tileilleen, kuten leirikirjeet leirikuluihin. Nettikulut, esim. domainin hankinta.
|
| 3160 | Kopiointikulut | Sisältää kopiointikulut vain hallinnolliseen tarpeeseen, muut kopiot omille tileilleen, esim. leiri-, lehti-, kilpailukuluihin.
|
| 3165 | Kokouskulut | Sisältää kahvi/mehu- yms. tarjoilut hallituksen ja lippukunnan kokouksiin. Samoin mahdollisen erityisen kokoustilan vuokran.
|
| 3170 | Huomionosoitukset | Lahjat muille lippukunnille, kiitoskortit tukiryhmille, ylioppilasruusut omille, ynnä muu PR-toiminta, hautajaiset, Mannerheimsolki, Louhi-suden solki ym. huomionosoitukset.
|
| 3175 | Pankkikulut | Pankin palvelumaksut
|
| 3250 | Kirjat, lehdet | Kirjat sisältää laumanjohtajien ja vartionjohtajien opaskirjat, vartiolaisten suorituskirjat, leikki-, retkeily-, iltahartaus- yms. kirjat. Lehdet sisältää piirin mahdollisesti julkaiseman maksullisen vj-lehden.
|
| 3255 | Suoritusmerkit, huivit | Suoritusmerkit sisältää esim. luokkamerkit, harrastusmerkit, pj-soljet, partiohuivit, huivimerkit, yms., jotka lippukunta maksaa.
|
| 3260 | Askartelutarvikkeet | Sisältää lähinnä laumojen mutta myös vartioiden tarvitsemien askartelutarvikkeiden hankinnan, saksia, värejä, papereita, kankaita, leivontatarvikkeita yms.
|
| 3265 | Retkitarvikkeet | Sisältää pikkutarvikkeet, jotka maksavat esim. alle 500 euroa ja saattavat kulua pois alle 3 vuodessa, esim. myrskylyhdyt, trangiat, kirveet, polttoaineet, narut, kartat, teltan korjaustarvikkeet. (Isommat kirjataan tilille Vene- ja retkikalusto.)
|
| 3500 | Leirituotot | Sisältää osallistumismaksut yms. leirituotot.
|
| 3510 | Leirituotot/ Avustukset | Kaupungin/kunnan/seurakunnan myöntämä erityisavustus leiriä varten kirjataan tälle tilille.
|
| 3550 | Tiedotus | Sisältää julisteet, leirikirjeet ja niiden postituksen, ym.
|
| 3555 | Keittiö | Sisältää ruokaostokset, niiden kuljetukset, kaasun, ts. kaikki keittiöön liittyvät kustannukset. (Kuljetukset, ks. myös 3570 Huolto.) Mikäli leirin päätyttyä myydään yli jäänyttä keittiötavaraa, tulevat rahat tämän tilin vähennykseksi eli kredit-puolelle.
|
| 3560 | Ohjelma | Sisältää kaikki ohjelmatarvikkeet, kuljetukset, jne. Jos on tarpeellista, voidaan sudenpentu-, vartio- ja johtajaohjelmien kustannukset erotella käsikirjanpidossa tai lisätä uusi tili kirjanpitoon. (Kuljetukset, ks. myös 3570 Huolto.)
|
| 3565 | Rakennelmat | Sisältää puutavaran, rakennustarvikkeet, niiden kuljetukset, kaiken, mikä liittyy yleisten leirirakennelmien kuten portin, keittiön, sairaalan, riukuloiden jne. rakentamiseen. Puutavara, joka tarvitaan telttakohtaisiin rakennelmiin, saapas- ja tuuletustelineisiin, jne. kirjataan myös rakennelmakuluihin, koska niiden katsotaan kuuluvan oleellisesti leirin rakennelmiin, vaikka ne käytännössä muodostaisivatkin osan ohjelmaa. (Kuljetukset, ks. myös 3570 Huolto.)
|
| 3570 | Huolto | Sisältää kulut, jotka aiheutuvat vessoista, roskista ja muusta jäte-huollosta, vedestä, mahdollisesta sähköstä, teiden ylläpidosta, uimarannan rakentamisesta, jne, ja huollon kuljetuskustannuksista. (Yleensä lpk-leireillä ei voi helposti erottaa toisistaan Keittiön, Ohjelman, Rakennelmien ja Huollon kuljetuskustannuksia. Silloin on yksinkertaisinta kirjata kaikki nämä kuljetuskustannukset Huoltoon.)
|
| 3575 | Kuljetukset | Sisältää osanottajien kuljetuksen leirille ja takaisin sekä sellaiset kilometrikorvaukset, jotka eivät liity muihin leiritileihin.
|
| 3580 | Muut kulut | Sisältää EA:n (lääkekaapin, EA-haalarit, taksit, ambulanssit, lääkärit, lääkkeet, jne. Isommat näistä kustannuksista maksaa potilas jälkeenpäin takaisin ja hakee ne sitten partiovakuutuksestaan tai KELAsta takaisin itselleen). Sisältää myös kaikki muut kulut, jotka eivät sovi edellä mainituille leiritileille, esim. leirikirjan, jälkitapaamiset, johtajahuollon.
|
| 3600 | Kanttiinituotot | Sisältää kanttiinin tuoton, myös leirin lopussa ylimääräisten kanttiini-tavaroiden myynnistä tai palautuksista, mm. pullonpalautuksista kauppaan aiheutuvat tuotot.
|
| 3650 | Kanttiinikulut | Sisältää kaikki kanttiiniin kohdistuvat menot, rakennelmista lähtien, tavaraostot, kuljetukset, jätteetkin, mikäli mahdollista, jotta saadaan tietää tasan tarkkaan, mikä on kanttiinin todellinen tuotto, mikä puolestaan osoittaa, olivatko hinnat oikein asetettuja vai tuliko karkkia sponsoroitua.
|
| 4000 | Joulu- ym. juhlat /tuotot | Sisältää pääsymaksut, arpajaistuotot, kahvituotot yms. maksut, jos niitä peritään. Joulujuhlat, itsenäisyyspäivä, muistelemispäivä, vanhempainillat, kevätjuhlat jne.
|
| 4050 | Joulu- ym. juhlat /kulut | Sisältää esim. koulun tms. juhlatilan vuokran, koristelun, puuroryynit, mehut, pullat ja keittäjälle kukat, ohjelmatarvikkeet. Jos tässä tilaisuudessa myydään jouluaskarteluita, voidaan ne kirjata omatoimiseen varainhankintaan.
|
| 4100 | Venetuotot | Tuotot esim. satama-alueen ylimääräisestä vartioinnista, veneiden pesusta yms. kirjataan tälle tilille, jos venetoiminnan plussat ja miinukset halutaan saada esille selkeästi. Jos sen sijaan ei haluta kohdistaa tuottoja tai jos esim. venetuotot ovat suurempia kuin veneen kulut, voidaan em. tulot kirjata omatoimiseen varainhankintaan. Veneen saadut vakuutuskorvaukset kirjataan Pankki/Venetuotot.
|
| 4150 | Venekulut | Sisältää veneen ja venetoiminnan aiheuttamat kulut, myös venekoulutuksen kulut, jos veneily on täysin erillinen harrastus, jonka kustannuksia halutaan seurata. Veneen hankinta ja myynti kirjataan kalustoon, VHF:t, gsm:t, GPS:t ja muut yli 3 v kestävät, esim. yli 500 euroa maksavat tarvikkeet kirjataan myös kalustoon. Mikäli halutaan venekuluista tarkempi erittely, voidaan tilejä lisätä.
|
| 4200 | Retkimajan tuotot | Jos retkimajasta peritään käyttömaksuja, kirjataan ne tälle tilille. Majan vakuutuksista saadut korvaukset kirjataan tälle tilille.
|
| 4250 | Vuokrakulut | Jos retkimaja on esim. jonkun yhteisön omistama ja yhteisölle maksetaan vuokraa joko majasta tai tontista, kirjataan maksettu vuokra tälle tilille, samoin esim. vuotuiset tiemaksut tiekunnalle.
|
| 4255 | Vakuutukset | Sisältää majaan tai tonttiin kohdistuvat vakuutusmaksut. (Saadut vakuutuskorvaukset kirjataan kohtaan Pankki/Retkimajan tuotot.)
|
| 4260 | Käyttökulut | Sisältää polttopuut, lamppuöljyn, kaasun, WC-paperit, tulitikut, astianpesuaineet ym. kerralla kuluvat aineet, jotka tulee kattaa mielellään käyttömaksuilla.
|
| 4265 | Käyttötarvikkeet ja niiden korjaus | Sisältää myrskylyhdyt, kirveet, lapiot, sahat, kottikärryt, tikkaat, ämpärit, astiaston, patjat, Suomen lipun, alueen kartat yms.
|
| 4270 | Rakennusten korjaus | Sisältää rakennusten (majan) ja rakennelmien (vajan, puuseen) korjauskustannukset. Isot uudistukset ja perusparannukset kirjataan taseen investointeihin tileille Rakennukset tai Rakennelmat.
|
| 4275 | Muut kulut | Muut retkimajaan kohdistuvat kulut.
|
| 4300 | Poistot rakennuksista | Esim. Jos on ostettu maja, voidaan tarvittaessa tehdä siitä vuosittainen 4 %:n poisto (2006), laskettuna aina edellisen vuoden jäännösarvosta. Tällöin maja jää melkein "ikuisesti" kirjanpitoon. Kirjaa tämän tilin debetiin ja tilin 1120 Rakennukset kreditiin.
|
| | Poistot rakennelmista | Esim. Jos omistetaan puuvaja, puusee, hävitetään sen arvo 5 vuodessa eli tehdään siitä 20%:n tasapoistot vuosittain, eli vajan hinta jaetaan 5:llä ja se sama summa poistetaan joka vuosi. Kirjaa tämän tilin debetiin ja tilin 1160 Rakennelmat kreditiin.
|
| | Poistot kalustosta | Kaluston poisto on 25% joka vuosi (2006). Lisäksi, jos esim. teltta palaa eikä saada vakuutuksesta korvausta, poistetaan teltan arvo kalustosta tämän tilin kautta. Kirjaa tämän tilin debetiin ja tilin 1200 Vene- ja retkikalusto kreditiin.
|
| 6000 | Omatoiminen varainhankinta, /tulot,
Projekti nro 1 | Esim. SP:n joulukalentereiden myyntitulot.
|
| 6050 | Omatoiminen varainhankinta /kulut,
Projekti nro 1 | Esim. Joulukalentereista piirin ja SP:n osuuden tilitys piirille, samoin kuin mahdollisesti myyjille annettavan osuuden tilitys.
|
| 6100 | Omatoiminen varainhankinta, /tulot,
Projekti nro 2 | Omatoiminen varainhankinta voi olla myös vaikka joulupukkitoimintaa, pääsiäiskukkien, askarteluiden, baby-sitteripalveluiden myyntiä, kirpputoritoimintaa, lehtitilausten vastaanottoa, myyjäisiä, haravointia, ikkunanpesua, retki- ja elämyspalvelua ulkopuolisille, melkein mitä tahansa.
|
| 6150 | Omatoiminen varainhankinta /kulut,
Projekti nro 2 |
|
| 1110 | Maa- ja vesialueet | Tälle tilille kirjataan maa- ja vesialueiden ostohinta.
|
| 1120 | Rakennukset | Kirjataan esim. retkimajan ostohinta sekä majaan tehtävät perus-parannukset ja perusuudistukset, jotka ovat pysyväisiä rakennuksen osia ja nostavat sen arvoa, esim. varaavan takan rakentamiskustannukset.
|
| 1160 | Rakennelmat | Esim. puuvajan, puuseen hankintahinta.
|
| 1200 | Vene- ja retkikalusto | Sisältää veneen, teltat, kanootit, puhelimet ja muut isot, esim. yli 500 euroa maksavat, ja teoreettisesti yli 3 vuotta kestävän kaluston.
|
| 1780 | Saamiset | Jos haluat pitää esim. leirimaksuista reskontraa, voit käyttää tätä tiliä apuna. Lähetetyt leirilaskut kirjataan tileille Saamiset/ Leirituotot. Kun maksu tulee, kirjataan se tileille Pankki/Saamiset. Tämän tilin saldosta näet maksamattomien laskujen määrän. Jos sitten on varmaa, että joltain ei maksua saadakaan, kirjataan se leirituottojen vähennykseksi Leirituotot/Saamiset.
|
| 1790 | Lainasaamiset |
|
| 1800 | Ennakot | Usein annetaan etukäteen kassasta tai tililtä rahaa jonkin hankinnan tekemistä varten. Kirjataan ennakko tämän tilin debetiin, eli Ennakot/Pankki. Suoritettu ostos kirjataan sitten ao. kulutili/Ennakot ja palautettu rahamäärä kirjataan Pankki/Ennakot.
|
| 1830 | Siirtosaamiset | Vuoden lopussa kirjataan tälle tilille ne saatavat, joita ei ole vielä tullut tilille, vastatiliksi merkitään ao. kulu/tulotili. Seuraavana vuonna on muistettava, että suorituksen tullessa se kirjataan paitsi kassaan tuloksi, myös tältä tililtä pois.
Jos saaminen osoittautuu myöhempinä vuosina mahdottomaksi, tekee hallitus siitä luottotappiopäätöksen, ja saaminen poistetaan kirjanpidosta kirjaamalla se Muihin kuluihin ja tältä tililtä pois.
|
Tilinpäätösasiakirjat tulee sitoa. Sen jälkeen sivut vielä numeroidaan.
Oikeaoppisesti tehden sisällysluettelo näyttää esim. seuraavalta:
Tilinpäätösasiakirjat tulee säilyttää 10 vuotta, kuitit ja muu mahdollinen materiaali 6 vuotta.
