Pöytäkirja

Kohteesta PartioWiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Pöytäkirja on virallisesta toimituksesta tai kokouksesta tehty määrämuotoinen kuvaus. Kokouspöytäkirja vastaa yleensä rakenteeltaan tilaisuutta varten valmisteltua esityslistaa. Mikäli tilaisuutta varten ei ole tehty esityslistaa, voidaan kirjoittaa kokousmuistio, joka kuvaa tilaisuuden etenemistä sekä päätöksiä.

Päätöspöytäkirja ja keskustelupöytäkirja

Yleensä pöytäkirjat noudattavat päätöspöytäkirjan tai keskustelupöytäkirjan tyyliä. Päätöspöytäkirjaan merkitään lähinnä vain tehdyt päätökset. Yleensä siihen kirjataan esityslistassa kuvattu valmisteltu päätösehdotus tai kokouksessaesiin tuotu ehdotus, sekä sen hyväksyminen tai hylkääminen. Keskustelupöytäkirjaan kuvataan päätösten lisäksi myös asiasta käytyä keskusteluja ja esitettyjä mielipiteitä sekä mahdollisesti laajempi kuvaus päätöksen kohteena olevista asioista. Kun kokouksessa käsiteltävät asiat kuvataan laajemmin taustoittaen, on kokoukseen osallistumattomien helpompi pöytäkirjaa lukiessa ymmärtää päätösten syitä ja merkityksiä. Jäsenistölle julkaistavat keskustelupöytäkirjat voivat tehokkaasti palvella osana yhteisön viestintää. Partioyhteisöissä keskustelupöytäkirjoja voidaan tuottaa osin myös yhteisön historiankirjoitustarkoituksessa. Esimerkiksi lippukunnan historiikkia tehtäessä toimintaa pelkkiä päätöksiä laajemmin kuvaavista pöytäkirjoista on hyötyä.

Yhdistyksen kokouksen pöytäkirja

Suomalainen yhdistyslaki velvoittaa yhdistyksen tekemään kokouksistaan aina pöytäkirjan. Kyseinen laki myös määrittelee melko tarkasti pöytäkirjan muodon ja sisällön. Pöytäkirjaa kirjoittaessa kannattaa käyttää vakioasettelua, koska se selkeyttää sen rakennetta.

Pöytäkirja

  • Kertoo viranomaisille ja jäsenille, mitä kokous on päättänyt.
  • Antaa tietoa siitä, miten aikaisemmat kokoukset ja hallitus on toiminut.
  • Auttaa päätösten toteutumisen seurantaa.
  • On vuosikertomuksen laatijalle tärkeä tietolähde.

Kokouksessa sihteeri tekee tarkan muistiinpanot pöytäkirjaa varten. Hän pitää myös huolen siitä, että pöytäkirjaan liitetään kokouskutsu, esityslista, osanottajalista, sopimukset, toimintasuunnitelmat ja muut kokouksessa kertyneet asiakirjat. Puheenjohtaja on vastuussa, että pöytäkirjaa varmasti pidetään. Pöytäkirjan runkona käytetään kokouksen esityslistaa, joka on hyväksytty kokouksen työjärjestykseksi. Pöytäkirjassa pyritään ilmaisemaan asiat lyhyesti, mutta mahdollisimman sanatarkasti. Pöytäkirjasta on syytä tarkistaa tehdyt päätökset, esitykset ja niiden tekijät sekä äänestykset ja vaalien tulokset. Pöytäkirja kannattaa kirjoittaa mahdollisimman pian kokouksen jälkeen, kun kokouksen kulku on vielä selkeänä muistissa. Tarkastuksen jälkeen, pöytäkirja on virallinen asiakirja.

Pöytäkirjan sisältö

Pöytäkirjan tunnisteosassa selviää yhdistyksen virallinen nimi, asiakirjan nimi ja järjestysnumero, kirjoittamispäivä sekä sivunumero. Johdateosasta selviää

  • Kokouksen laatu
  • Aika ja paikka
  • Kokouksessa olleiden nimet tai lukumäärä
  • Kokouksen toimihenkilöt

Jos henkilö myöhästyy tai lähtee aikaisemmin kokouksesta tai hän on paikalla vain tiettyjen asioiden käsittelyssä merkitään pöytäkirjaan, minkä asioiden käsittelyssä kyseinen henkilö on ollut. Asiaosa laaditaan kokouksen työjärjestykseksi hyväksytyn esityslistan mukaan. Jokainen esityslistan kohta merkitään omaksi kohdakseen ja niihin merkitään asiaa koskevat liitteet. Päätökset selostetaan tarpeellisen tarkkuuden mukaisesti. Vastalauseet tai eriävät mielipiteet ja niiden esittäjät merkitään päätöksen yhteyteen. Puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjan loppumerkintänä. Allekirjoitusten jälkeen luetellään pöytäkirjan liitteet. Tämän jälkeen pöytäkirja voidaan antaa pöytäkirjantarkastajille. He laittavat pöytäkirjan loppuun tarkastus- ja hyväksymismerkinnät.

Pöytäkirjan tarkastus

Pöytäkirja voidaan tarkastaa kolmella eri tavalla.

  • Kokous valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja he seuraavat kokousta ja tarkastavat siitä laaditun pöytäkirjan. Kun pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua, he kirjaavat siihen tarkastusmerkinnän ja allekirjoittavat pöytäkirjan. Jos pöytäkirjassa on virheitä, tarkastajat keskustelevat niistä puheenjohtajan ja sihteerin kanssa. Tämän jälkeen pöytäkirja kirjoitetaan uudestaan tai korjaukset merkitään tarkastuksen yhteyteen. Tämän jälkeen pöytäkirja pitää hyväksyttää tarkastajilla.
  • Seuraava kokous voi tarkastaa edellisen kokouksen pöytäkirjan, jolloin tarkastettava pöytäkirja toimitetaan osallistujille kokouskutsun mukana tai jaetaan kokouksessa. Käynnissä olevan kokouksen pöytäkirjaan merkitään edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastus. Tämä menettely on käytössä jos kokous kokoontuu säännöllisesti ja edellisen kokouksen asiat ovat vielä muistissa.
  • Pöytäkirja luetaan ja tarkastetaan samassa kokouksessa. Tässä tapauksessa pöytäkirjan tarkastusmerkinnät tulevat pöytäkirjan loppuun, ennen kokouksen päättämistä. Tämä menetelmää käytetään silloin, kun pöytäkirjaa tarvitaan välittömästi.