Tiliöintiohje

Kohteesta PartioWiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun
Talous
OSKUVÄIS.JPG

Jokaisella lippukunnalla on oma tapansa jaotella kustannuksia eri tileille kirjanpidossaan. Seuraavassa on esitetty yksi looginen kokonaisuus lippukuntien yleisimmin tarvitsemista tileistä, ja mitä tileille on tarkoitus kirjata. Hankalammissa tapauksissa on myös kerrottu, miten päin joku vienti tehdään tilille, miten poistot kirjataan, paljonko poistoprosentit ovat, jne. Tiliöintiohje on laadittu tavallista lippukuntaa ja lippukuntaryhmittymää varten, joilla ei ole liiketoimintaa eikä palkattuja työntekijöitä. Ohje on tarkistettu 6.2.2008
Katso myös: Tilikartta, Tilinpäätös ja Kirjanpito sekä Kirjanpitolaki.


T U L O S L A S K E L M A

Kokoontumistilat

3050 Vuokrat Tälle tilille kirjataan kokoontumistiloista maksetut vuokrat.
3055 Sähkö, vesi Tilille kirjataan sähkö- ja vesilaskut.
3060 Vakuutukset Tilille kirjataan maksetut vakuutusmaksut. Kerran vuodessa on hyvä tarkistaa, vastaako vakuutussumma kohteen todellista arvoa. Saadut vakuutuskorvaukset: Mikäli korvaus käytetään uushankintaan, kirjataan korvaus ao. tilin kuluvähennykseksi, esim. Pankki/ Retkitarvikkeet. Mikäli korvausta ei käytetä uushankintaan tai mikäli korvattavaa on paljon erilaista, esim. retkitarvikkeita, kirjoja, huiveja, kunnostusta, ja kohdistaminen on hankalaa, voidaan korvaus kirjata tilille Satunnaiset tuotot.
3065 Jätehuolto Tilille kirjataan kokoontumistilojen jätehuoltomaksut.
3070 Kunnostus Kunnostus sisältää kokoontumistilojen korjauksen ja huollon eli remontit, murtovahingot, uudet avaimet, jne.
3075 Muut kulut Muut kokoontumistiloihin kohdistuvat kulut kuten irtokalustus, siivousvälineet yms.

Hallintokulut

3150 Toimistotarvikkeet Sisältää mapit, paperit, tulostimen värikasetin, yms. hallinnolliseen tarpeeseen tulevat kulut, lippukunnan valokuva-albumin, yms.
3155 Posti, puhelin-, nettikulut Vain hallinnolliset kulut, esim. kokouspöytäkirjojen postitus. Muut postitukset omille tileilleen, kuten leirikirjeet leirikuluihin. Nettikulut, esim. domainin hankinta.
3160 Kopiointikulut Sisältää kopiointikulut vain hallinnolliseen tarpeeseen, muut kopiot omille tileilleen, esim. leiri-, lehti-, kilpailukuluihin.
3165 Kokouskulut Sisältää kahvi/mehu- yms. tarjoilut hallituksen ja lippukunnan kokouksiin. Samoin mahdollisen erityisen kokoustilan vuokran.
3170 Huomionosoitukset Lahjat muille lippukunnille, kiitoskortit tukiryhmille, ylioppilasruusut omille, ynnä muu PR-toiminta, hautajaiset, Mannerheimsolki, Louhi-suden solki ym. huomionosoitukset.
3175 Pankkikulut Pankin palvelumaksut


Toimintatarvikkeet

3250 Kirjat, lehdet Kirjat sisältää laumanjohtajien ja vartionjohtajien opaskirjat, vartiolaisten suorituskirjat, leikki-, retkeily-, iltahartaus- yms. kirjat. Lehdet sisältää piirin mahdollisesti julkaiseman maksullisen vj-lehden.
3255 Suoritusmerkit, huivit Suoritusmerkit sisältää esim. luokkamerkit, harrastusmerkit, pj-soljet, partiohuivit, huivimerkit, yms., jotka lippukunta maksaa.
3260 Askartelutarvikkeet Sisältää lähinnä laumojen mutta myös vartioiden tarvitsemien askartelutarvikkeiden hankinnan, saksia, värejä, papereita, kankaita, leivontatarvikkeita yms.
3265 Retkitarvikkeet Sisältää pikkutarvikkeet, jotka maksavat esim. alle 500 euroa ja saattavat kulua pois alle 3 vuodessa, esim. myrskylyhdyt, trangiat, kirveet, polttoaineet, narut, kartat, teltan korjaustarvikkeet. (Isommat kirjataan tilille Vene- ja retkikalusto.)

Koulutus

3300 Koulutustuotot Jos jäsenet maksavat itse osan kurssimaksuista, tarvitaan tällainen tili. Samoin, jos lippukunta järjestää itse maksullisen kurssin.
3350 Koulutuskulut Sisältää kaikki koulutuskulut, esim. vj-, lj-, pj-, yms. kurssit. Aika usein lippukunnat maksavat nämä kustannukset kokonaan.

Retkitoiminta

3400 Retkituotot Sisältää osallistujien retkistä maksaman osuuden. Myös vartioretkillä kerätyt maksut kannattaa kierrättää tämän tilin kautta, jotta saadaan tarkempi kuva lippukunnan toiminnasta.
3450 Retkikulut Sisältää kaikki retkikulut, matkat, ruoat, yms. Nämä kaksi tiliä ovat tavallisesti vuoden lopussa tasan, paitsi jos lippukunta haluaa tukea retkitoimintaa esim. piirin tai seurakunnan retkimajan vuokran maksamalla.

Leiri- ja ohjelmatoiminta

3500 Leirituotot Sisältää osallistumismaksut yms. leirituotot.
3510 Leirituotot/ Avustukset Kaupungin/kunnan/seurakunnan myöntämä erityisavustus leiriä varten kirjataan tälle tilille.
3550 Tiedotus Sisältää julisteet, leirikirjeet ja niiden postituksen, ym.
3555 Keittiö Sisältää ruokaostokset, niiden kuljetukset, kaasun, ts. kaikki keittiöön liittyvät kustannukset. (Kuljetukset, ks. myös 3570 Huolto.) Mikäli leirin päätyttyä myydään yli jäänyttä keittiötavaraa, tulevat rahat tämän tilin vähennykseksi eli kredit-puolelle.
3560 Ohjelma Sisältää kaikki ohjelmatarvikkeet, kuljetukset, jne. Jos on tarpeellista, voidaan sudenpentu-, vartio- ja johtajaohjelmien kustannukset erotella käsikirjanpidossa tai lisätä uusi tili kirjanpitoon. (Kuljetukset, ks. myös 3570 Huolto.)
3565 Rakennelmat Sisältää puutavaran, rakennustarvikkeet, niiden kuljetukset, kaiken, mikä liittyy yleisten leirirakennelmien kuten portin, keittiön, sairaalan, riukuloiden jne. rakentamiseen. Puutavara, joka tarvitaan telttakohtaisiin rakennelmiin, saapas- ja tuuletustelineisiin, jne. kirjataan myös rakennelmakuluihin, koska niiden katsotaan kuuluvan oleellisesti leirin rakennelmiin, vaikka ne käytännössä muodostaisivatkin osan ohjelmaa. (Kuljetukset, ks. myös 3570 Huolto.)
3570 Huolto Sisältää kulut, jotka aiheutuvat vessoista, roskista ja muusta jäte-huollosta, vedestä, mahdollisesta sähköstä, teiden ylläpidosta, uimarannan rakentamisesta, jne, ja huollon kuljetuskustannuksista. (Yleensä lpk-leireillä ei voi helposti erottaa toisistaan Keittiön, Ohjelman, Rakennelmien ja Huollon kuljetuskustannuksia. Silloin on yksinkertaisinta kirjata kaikki nämä kuljetuskustannukset Huoltoon.)
3575 Kuljetukset Sisältää osanottajien kuljetuksen leirille ja takaisin sekä sellaiset kilometrikorvaukset, jotka eivät liity muihin leiritileihin.
3580 Muut kulut Sisältää EA:n (lääkekaapin, EA-haalarit, taksit, ambulanssit, lääkärit, lääkkeet, jne. Isommat näistä kustannuksista maksaa potilas jälkeenpäin takaisin ja hakee ne sitten partiovakuutuksestaan tai KELAsta takaisin itselleen). Sisältää myös kaikki muut kulut, jotka eivät sovi edellä mainituille leiritileille, esim. leirikirjan, jälkitapaamiset, johtajahuollon.
3600 Kanttiinituotot Sisältää kanttiinin tuoton, myös leirin lopussa ylimääräisten kanttiini-tavaroiden myynnistä tai palautuksista, mm. pullonpalautuksista kauppaan aiheutuvat tuotot.
3650 Kanttiinikulut Sisältää kaikki kanttiiniin kohdistuvat menot, rakennelmista lähtien, tavaraostot, kuljetukset, jätteetkin, mikäli mahdollista, jotta saadaan tietää tasan tarkkaan, mikä on kanttiinin todellinen tuotto, mikä puolestaan osoittaa, olivatko hinnat oikein asetettuja vai tuliko karkkia sponsoroitua.

Kilpailutoiminta

3700 Kilpailutuotot Sisältää saadut osallistumismaksut. Vaikka osallistujat maksaisivat itse ulkopuolisten kisojen maksut, kannattaa kierrättää ne lippukunnan kirjanpidon kautta, jotta saadaan tarkempi kokonaiskuva lippukunnan toiminnasta.
3750 Kilpailukulut Sisältää kaikki maksetut osallistumismaksut ja muut kilpailukulut, mahdollisesti matkat ja vain kilpailua varten hankitut erikoistarvikkeet, ja itse järjestetyn kilpailun järjestelykustannukset.

Lehtitoiminta

3800 Lehtituotot Jos lippukunnan lehdestä (tai sitä vastaavista jäsenkirjeistä) on tuloja, esim. mainoksista, tarvitaan tämä lehtituotot-tili. Yleensä ei näissä lehdissä ole kuitenkaan näkynyt mainoksia.
3850 Lehtikulut Sisältää kaikki lippukuntalehden (tai sitä vastaavien jäsenkirjeitten) aiheuttamat kulut kuten paperit, valokuvauksen, rasteroinnin, monistuksen, yms., myös postituskulut.

Johtajahuolto

3900 Johtajahuolto /tuotot Mahdolliset osallistumismaksut.
3950 Johtajahuolto /kulut Olisi se hyvä lelliä johtajia välillä ja merkitä tälle tilille Lapinmajan vuokra, hummerisalaatin, sisäfileen ja kerma-aurajuustoperunoiden tarvikkeet, puhumattakaan päärynöistä ja kinuskikastikkeesta. Ja stressitohtorin luennoista.

Juhlatoiminta

4000 Joulu- ym. juhlat /tuotot Sisältää pääsymaksut, arpajaistuotot, kahvituotot yms. maksut, jos niitä peritään. Joulujuhlat, itsenäisyyspäivä, muistelemispäivä, vanhempainillat, kevätjuhlat jne.
4050 Joulu- ym. juhlat /kulut Sisältää esim. koulun tms. juhlatilan vuokran, koristelun, puuroryynit, mehut, pullat ja keittäjälle kukat, ohjelmatarvikkeet. Jos tässä tilaisuudessa myydään jouluaskarteluita, voidaan ne kirjata omatoimiseen varainhankintaan.

Veneilytoiminta

4100 Venetuotot Tuotot esim. satama-alueen ylimääräisestä vartioinnista, veneiden pesusta yms. kirjataan tälle tilille, jos venetoiminnan plussat ja miinukset halutaan saada esille selkeästi. Jos sen sijaan ei haluta kohdistaa tuottoja tai jos esim. venetuotot ovat suurempia kuin veneen kulut, voidaan em. tulot kirjata omatoimiseen varainhankintaan. Veneen saadut vakuutuskorvaukset kirjataan Pankki/Venetuotot.
4150 Venekulut Sisältää veneen ja venetoiminnan aiheuttamat kulut, myös venekoulutuksen kulut, jos veneily on täysin erillinen harrastus, jonka kustannuksia halutaan seurata. Veneen hankinta ja myynti kirjataan kalustoon, VHF:t, gsm:t, GPS:t ja muut yli 3 v kestävät, esim. yli 500 euroa maksavat tarvikkeet kirjataan myös kalustoon. Mikäli halutaan venekuluista tarkempi erittely, voidaan tilejä lisätä.

Oma retkimaja

4200 Retkimajan tuotot Jos retkimajasta peritään käyttömaksuja, kirjataan ne tälle tilille. Majan vakuutuksista saadut korvaukset kirjataan tälle tilille.
4250 Vuokrakulut Jos retkimaja on esim. jonkun yhteisön omistama ja yhteisölle maksetaan vuokraa joko majasta tai tontista, kirjataan maksettu vuokra tälle tilille, samoin esim. vuotuiset tiemaksut tiekunnalle.
4255 Vakuutukset Sisältää majaan tai tonttiin kohdistuvat vakuutusmaksut. (Saadut vakuutuskorvaukset kirjataan kohtaan Pankki/Retkimajan tuotot.)
4260 Käyttökulut Sisältää polttopuut, lamppuöljyn, kaasun, WC-paperit, tulitikut, astianpesuaineet ym. kerralla kuluvat aineet, jotka tulee kattaa mielellään käyttömaksuilla.
4265 Käyttötarvikkeet ja niiden korjaus Sisältää myrskylyhdyt, kirveet, lapiot, sahat, kottikärryt, tikkaat, ämpärit, astiaston, patjat, Suomen lipun, alueen kartat yms.
4270 Rakennusten korjaus Sisältää rakennusten (majan) ja rakennelmien (vajan, puuseen) korjauskustannukset. Isot uudistukset ja perusparannukset kirjataan taseen investointeihin tileille Rakennukset tai Rakennelmat.
4275 Muut kulut Muut retkimajaan kohdistuvat kulut.

Poistot

4300 Poistot rakennuksista Esim. Jos on ostettu maja, voidaan tarvittaessa tehdä siitä vuosittainen 4 %:n poisto (2006), laskettuna aina edellisen vuoden jäännösarvosta. Tällöin maja jää melkein "ikuisesti" kirjanpitoon. Kirjaa tämän tilin debetiin ja tilin 1120 Rakennukset kreditiin.
Poistot rakennelmista Esim. Jos omistetaan puuvaja, puusee, hävitetään sen arvo 5 vuodessa eli tehdään siitä 20%:n tasapoistot vuosittain, eli vajan hinta jaetaan 5:llä ja se sama summa poistetaan joka vuosi. Kirjaa tämän tilin debetiin ja tilin 1160 Rakennelmat kreditiin.
Poistot kalustosta Kaluston poisto on 25% joka vuosi (2006). Lisäksi, jos esim. teltta palaa eikä saada vakuutuksesta korvausta, poistetaan teltan arvo kalustosta tämän tilin kautta. Kirjaa tämän tilin debetiin ja tilin 1200 Vene- ja retkikalusto kreditiin.

Muut kulut

4350 Sekalaiset kulut

Varainhankinta

5000 Jäsenmaksutuotot
5100 Kannatusjäsen- maksutuotot Kannatusjäsenmaksujen maksamista voi ehdottaa vanhemmille tai vaikkapa koko kylälle.
5200 Lahjoitustuotot Yleensä lahjoitukset ovat kertaluontoisia, ns. yksityisiltä tahoilta saatuja tuottoja.
5300 Avustustuotot Avustukset voivat olla jatkuvia tai toistuvia, ns. yksityisiltä tahoilta kuten asukasyhdistykset, Lions-klubit, Rotaryt, ym. saatuja tuottoja.

Omatoiminen varainhankinta

6000 Omatoiminen varainhankinta, /tulot,
Projekti nro 1
Esim. SP:n joulukalentereiden myyntitulot.
6050 Omatoiminen varainhankinta /kulut,
Projekti nro 1
Esim. Joulukalentereista piirin ja SP:n osuuden tilitys piirille, samoin kuin mahdollisesti myyjille annettavan osuuden tilitys.
6100 Omatoiminen varainhankinta, /tulot,
Projekti nro 2
Omatoiminen varainhankinta voi olla myös vaikka joulupukkitoimintaa, pääsiäiskukkien, askarteluiden, baby-sitteripalveluiden myyntiä, kirpputoritoimintaa, lehtitilausten vastaanottoa, myyjäisiä, haravointia, ikkunanpesua, retki- ja elämyspalvelua ulkopuolisille, melkein mitä tahansa.
6150 Omatoiminen varainhankinta /kulut,
Projekti nro 2

Rahoitustuotot ja -kulut

7000 Korko- ym. tuotot
7050 Korkokulut

Yleisavustukset julkisyhteisöiltä

9000 Avustukset seurakunnalta Toistuvia seurakunnan yleisavustuksia voivat olla esim. toiminta-avustus ja toimitila-avustus. Kerta-avustukset johonkin tiettyyn kohteeseen voidaan kirjata tähän tai kohteena olevan toiminnan tuotoksi omana tilinään, ks. seuraava kohta.
9100 Avustukset kaupungilta tai kunnalta Toistuvia yleisavustuksia voivat olla esim. nuorisotoiminta-avustus ja toimitila-avustus. Kertaluontoiset kohdeavustukset - esim. koulutusavustus kouluttajan palkkaamiseksi EA-kurssia pitämään, ent. raittiuslautakunnan avustus savuttoman, viinattoman diskon järjestämiseksi, jne. voidaan kirjata joko tähän tai kohteena olevan toiminnan tuotoksi. Esimerkiksi kaupungin antaman leiriavustuksen kirjaus leirin tuottoihin puolustaa hyvin paikkaansa, kun halutaan nähdä leirin kokonaistulos. Tällöin avustuksen kuuluu kuitenkin näkyä omana eränään tuloslaskelmassa ks. tili 3510 Leirituotot/Avustus.


Tilinpäätössiirrot

9700 Vapaaehtoisten varausten lisäykset/vähennykset Lisäykset kirjataan tämän tilin debetiin ja tilin 2240 Vapaaehtoinen varaus Kreditiin. Muutos: Lisäyksiä ei voi enää tehdä, ks. selitys tilin 2240 kohdalla.
Vähennykset kirjataan tilin 2240 Vapaaehtoinen varaus Debetiin ja tämän tilin Kreditiin.

T A S E

V A S T A A V A A


PYSYVÄT VASTAAVAT

Aineelliset hyödykkeet

1110 Maa- ja vesialueet Tälle tilille kirjataan maa- ja vesialueiden ostohinta.
1120 Rakennukset Kirjataan esim. retkimajan ostohinta sekä majaan tehtävät perus-parannukset ja perusuudistukset, jotka ovat pysyväisiä rakennuksen osia ja nostavat sen arvoa, esim. varaavan takan rakentamiskustannukset.
1160 Rakennelmat Esim. puuvajan, puuseen hankintahinta.
1200 Vene- ja retkikalusto Sisältää veneen, teltat, kanootit, puhelimet ja muut isot, esim. yli 500 euroa maksavat, ja teoreettisesti yli 3 vuotta kestävän kaluston.


VAIHTUVAT VASTAAVAT

Saamiset

1780 Saamiset Jos haluat pitää esim. leirimaksuista reskontraa, voit käyttää tätä tiliä apuna. Lähetetyt leirilaskut kirjataan tileille Saamiset/ Leirituotot. Kun maksu tulee, kirjataan se tileille Pankki/Saamiset. Tämän tilin saldosta näet maksamattomien laskujen määrän. Jos sitten on varmaa, että joltain ei maksua saadakaan, kirjataan se leirituottojen vähennykseksi Leirituotot/Saamiset.
1790 Lainasaamiset
1800 Ennakot Usein annetaan etukäteen kassasta tai tililtä rahaa jonkin hankinnan tekemistä varten. Kirjataan ennakko tämän tilin debetiin, eli Ennakot/Pankki. Suoritettu ostos kirjataan sitten ao. kulutili/Ennakot ja palautettu rahamäärä kirjataan Pankki/Ennakot.
1830 Siirtosaamiset Vuoden lopussa kirjataan tälle tilille ne saatavat, joita ei ole vielä tullut tilille, vastatiliksi merkitään ao. kulu/tulotili. Seuraavana vuonna on muistettava, että suorituksen tullessa se kirjataan paitsi kassaan tuloksi, myös tältä tililtä pois.

Jos saaminen osoittautuu myöhempinä vuosina mahdottomaksi, tekee hallitus siitä luottotappiopäätöksen, ja saaminen poistetaan kirjanpidosta kirjaamalla se Muihin kuluihin ja tältä tililtä pois.


Rahoitusarvopaperit

1890 Osakkeet ja osuudet

Rahat ja pankkisaamiset

1900 Käteiskassa
1911 Pankki 1
1912 Pankki 2
1930 Talletukset



V A S T A T T A V A A

Oma pääoma

2075 Rahasto Eri tyyppiset rahastot voidaan ryhmitellä esim. seuraavasti: Omakatteiset rahastot, sidotut rahastot, vapaat rahastot. Selvitettävä tapauskohtaisesti.
2080 Edellisten tilikausien tulos Tilikauden yli/alijäämä


Tilinpäätössiirtojen kertymä

2240 Vapaaehtoinen varaus 1 Ennen: "Tilinpäätöksessä voidaan tehdä vapaaehtoinen varaus sellaista tarkoitusta varten, joka myöhemmin tullaan toteuttamaan, eli kerätään varoja muutaman vuoden ajan johonkin tiettyyn tarkoitukseen. Varaus perustuu lippukunnan hallituksen päätökseen ja sen on oltava yksilöity ja perusteltu. Tyypillisimpiä varauksia ovat esim. investointivaraus jotakin tulevaa investointihanketta varten tai varaus jotakin tulevaa suurehkoa tapahtumaa varten. Varaus pienentää tulosta. Varaus kirjataan tilin 9700 debetiin ja tämän tilin kreditiin. Varauksen purkamisesta päättää hallitus. Purkaminen kirjataan tämän tilin debetiin ja tilin 9700 kreditiin."

Vuodesta 2001 lähtien: Lippukuntatoiminnassa vapaaehtoisia varauksia ei voi enää tehdä lisää ja vanhat on purettava sitä mukaa kuin niiden kohde on toteutettu. Syynä on lain uusi tulkinta: ”Kirjanpitolautakunta on antanut vuonna 2001 tilinpäätöskäytäntöjen yhtenäistämiseksi lausunnon 1659/2001, jonka mukaan vuoden 1997 kirjanpitolain säännösten perusteella voidaan tehdä vain verosidonnaisia varauksia".

Vieras pääoma

Pitkäaikainen

2530 Pankkilainat Pitkäaikaisia lainoja ovat yli 1 vuoden lainat.
Lyhytaikainen
2730 Pankkilainat Lyhytaikaisia lainoja ovat alle 1 vuoden lainat.
2800 Siirtovelat Siirtovelkoihin merkitään tilinpäätöksessä vuodenvaihteen yli siirtyvät velat, esim. joulukuun vuokra, jota ei ehditä maksaa ennen kuin seuraavan vuoden puolella.
2880 Kauttakulkuerät Esim. kun lippukunta kerää jäseniltään paraatimaksut tai suurleirimaksut ja maksaa ne tasan samankokoisina eteenpäin, on kysymyksessä kauttakulkuerä.
2990 Muut lyhytaikaiset velat



Tilinpäätöstietojen kokoaminen

Tilinpäätösasiakirjat tulee sitoa. Sen jälkeen sivut vielä numeroidaan.
Oikeaoppisesti tehden sisällysluettelo näyttää esim. seuraavalta:


  • Vuosikertomus 1.1.-31.12.2008......sivu nro 1-x
  • Tuloslaskelma 1.1.-31.12.2008
  • Tase 31.12.2008
  • Tase-erittely
  • Pääkirja
  • Päiväkirja
  • Tililuettelo
  • Kirjanpito-ohjelman kuvaus


Tilinpäätöstietojen säilytys

Tilinpäätösasiakirjat tulee säilyttää 10 vuotta, kuitit ja muu mahdollinen materiaali 6 vuotta.