The wikis have been moved to another server on 26 January 2021. If you see any problems, please let us know as soon as possible and we will try to solve them.

Ero sivun ”Arkisto” versioiden välillä

PartioWikistä
Siirry navigaatioon Siirry hakuun
p (→‎Arkistoluettelo: sääntölinkki)
 
(4 välissä olevaa versiota 3 käyttäjän tekeminä ei näytetä)
Rivi 3: Rivi 3:
 
Arkistoinnin tarkoituksena on auttaa myöhemmin löytämään tietoja historiasta. Kun on aika kirjoittaa [[historiikki]], esittää kronikka menneiden vuosien tapahtumista vuosijuhlassa, tarkistaa mistä se kymmenen vuoden takaisen leirin alue olikaan vuokrattu tai löytää tärkeä asiakirja kuten perustamiskirja tai kämpän vuokrasopimus, niin kunnollinen arkisto on kullan arvoinen.
 
Arkistoinnin tarkoituksena on auttaa myöhemmin löytämään tietoja historiasta. Kun on aika kirjoittaa [[historiikki]], esittää kronikka menneiden vuosien tapahtumista vuosijuhlassa, tarkistaa mistä se kymmenen vuoden takaisen leirin alue olikaan vuokrattu tai löytää tärkeä asiakirja kuten perustamiskirja tai kämpän vuokrasopimus, niin kunnollinen arkisto on kullan arvoinen.
   
Kun arkistointitapa ja arkistoluettelo on kertaalleen laadittu ja vanhat paperit on seulottu ja järjestetty, on arkiston ylläpito helppoa. Alkuvaiheessa voidaan pitää vaikkapa viikonloppuretki, jossa yhdessä luetaan, luetteloidaan ja laitetaan laatikoihin vanhoja papereita. Vanhat [[vartio]]iden päiväkirjat, menneiden [[johtajaneuvosto]]jen pöytäkirjat ja esimerkiksi [[leirikirje]]et ovat mukava luettavaa.
+
Kun arkistointitapa ja arkistoluettelo on kertaalleen laadittu ja vanhat paperit on seulottu ja järjestetty, on arkiston ylläpito helppoa. Alkuvaiheessa voidaan pitää vaikkapa viikonloppuretki, jossa yhdessä luetaan, luetteloidaan ja laitetaan laatikoihin vanhoja papereita. Vanhat [[vartio]]iden päiväkirjat, menneiden [[johtajaneuvosto]]jen [[Pöytäkirja|pöytäkirjat]] ja esimerkiksi [[leirikirje]]et ovat hauskaa luettavaa.
   
 
==Arkiston säilytys==
 
==Arkiston säilytys==
Rivi 13: Rivi 13:
 
Seuraava esimerkki on mukailtu partiokäyttöön virallisesta arkistokaavasta:
 
Seuraava esimerkki on mukailtu partiokäyttöön virallisesta arkistokaavasta:
   
A Diaarit (kirjeluettelot)
+
A Diaarit (kirjeluettelot)<br />
 
B Luettelot
 
B Luettelot
 
* Ba Arkistoluettelo
 
* Ba Arkistoluettelo
* Bb Jäsenluettelo
+
* Bb [[Jäsenluettelo]]
* Bc Kalustoluettelo
+
* Bc [[Kalustoluettelo]]
 
C Pöytäkirjat liitteineen
 
C Pöytäkirjat liitteineen
* Ca Vuosikokoukset
+
* Ca [[Vuosikokous|Vuosikokoukset]]
* Cb Hallituksen kokoukset
+
* Cb [[Hallitus|Hallituksen]] kokoukset
* Cc Johtajaneuvoston kokoukset
+
* Cc [[Johtajaneuvosto]]n kokoukset
 
* Cd Muut pöytäkirjat
 
* Cd Muut pöytäkirjat
 
D Lähetettyjen asiakirjojen toisteet
 
D Lähetettyjen asiakirjojen toisteet
Rivi 30: Rivi 30:
 
* Fa Kirjeistö
 
* Fa Kirjeistö
 
G Tiliasiakirjat
 
G Tiliasiakirjat
  +
* Ga [[Tilinpäätös]]asiakirjat
* Ga Tilinpäätösasiakirjat
 
 
* Gb Kuitit
 
* Gb Kuitit
* Gc Talousarviot
+
* Gc [[Talousarvio]]t
 
H Asiasisällön mukaan järjestetyt asiakirjat
 
H Asiasisällön mukaan järjestetyt asiakirjat
* Ha Perustamisasiakirjat ja säännöt
+
* Ha Perustamisasiakirjat ja [[säännöt]]
* Hb Leirit
+
* Hb [[Leiri]]t
 
* Hc Kisat
 
* Hc Kisat
* Hd Varainhankinta
+
* Hd [[Varainhankinta]]
* He Lipun ja huivimerkin piirustukset ja tilaaminen
+
* He [[Lippu|Lipun]] ja [[huivimerkki|huivimerkin]] piirustukset ja tilaaminen
* Hf Kämppä
+
* Hf [[Kämppä]]
* Hg Vene
+
* Hg [[Partioalus|Vene]]
* Hi VJ-peruskurssi
+
* Hi [[Vartionjohtajien peruskurssi|VJ-peruskurssi]]
* Hj Lippukuntalehdet
+
* Hj [[Lippukuntalehti|Lippukuntalehdet]]
 
* Hk Ryhmien päiväkirjat ja muut asiakirjat
 
* Hk Ryhmien päiväkirjat ja muut asiakirjat
 
* Hl Sekalaiset asiakirjat
 
* Hl Sekalaiset asiakirjat
I Kartat ja piirustukset
+
I [[Kartta|Kartat]] ja piirustukset<br />
J -
+
J -<br />
 
K Tilastoasiakirjat
 
K Tilastoasiakirjat
 
* Ka Vuosiselosteet
 
* Ka Vuosiselosteet
L ATK-asiakirjat
+
L ATK-asiakirjat<br />
M Suunnitelmat, tutkimukset ja muistiot
+
M Suunnitelmat, tutkimukset ja muistiot<br />
  +
N<br />
N
 
  +
O<br />
O
 
  +
P<br />
P
 
  +
Q<br />
Q
 
  +
R<br />
R
 
 
S Elokuvat ja äänitteet
 
S Elokuvat ja äänitteet
* Sa Leiri- ja muut videot
+
* Sa [[Leirivideo|Leiri-]] ja muut videot
 
* Sb Äänikasetit
 
* Sb Äänikasetit
 
* Sc DVD:t
 
* Sc DVD:t
T Mikrofilmit
+
T Mikrofilmit<br />
 
U Muut asiakirjat
 
U Muut asiakirjat
 
* Ua Onnittelut, kiitokset, osanotot
 
* Ua Onnittelut, kiitokset, osanotot
Rivi 67: Rivi 67:
 
* Ud Lomakkeet ja kaavakkeet
 
* Ud Lomakkeet ja kaavakkeet
   
[[Luokka:Julkaisut]]
+
[[Luokka:Historia]]
  +
[[Luokka:Yhdistykset]]

Nykyinen versio 19. marraskuuta 2018 kello 21.30

Arkisto on kokoelma asiakirjoja, ääni- ja kuvatallenteita ja muita dokumentteja lippukunnan tai muun partioryhmittymän vuosien varrelta. Hyvä arkisto on järjestetty, luetteloitu ja sieltä on seulottu pois turhat kaksoiskappaleet ja muut ylimääräiset kyseiseen arkistoon kuulumattomat asiat ja asiakirjat.

Arkistoinnin tarkoituksena on auttaa myöhemmin löytämään tietoja historiasta. Kun on aika kirjoittaa historiikki, esittää kronikka menneiden vuosien tapahtumista vuosijuhlassa, tarkistaa mistä se kymmenen vuoden takaisen leirin alue olikaan vuokrattu tai löytää tärkeä asiakirja kuten perustamiskirja tai kämpän vuokrasopimus, niin kunnollinen arkisto on kullan arvoinen.

Kun arkistointitapa ja arkistoluettelo on kertaalleen laadittu ja vanhat paperit on seulottu ja järjestetty, on arkiston ylläpito helppoa. Alkuvaiheessa voidaan pitää vaikkapa viikonloppuretki, jossa yhdessä luetaan, luetteloidaan ja laitetaan laatikoihin vanhoja papereita. Vanhat vartioiden päiväkirjat, menneiden johtajaneuvostojen pöytäkirjat ja esimerkiksi leirikirjeet ovat hauskaa luettavaa.

Arkiston säilytys

Arkiston säilytystapaa on mietittävä ja arkistokappaleiden käsittelyssä on oltava huolellinen. Hyvä arkistolaatikko on happovapaata kartonkia. Siinä ei ole metalliosia (esimerkiksi kansion mekanismi ja paperien niitit sekä paperiliittimet ruostuvat), muovia (muovitaskut ”imevät” mustetta, muoviset välilehdet hapertuvat) eikä liimaa (teippien liimat syöpyvät muovin ja paperin läpi). Arkistolaatikot säilytetään mielellään paloturvallisessa pimeässä tilassa, jossa lämpötila pysyy tasaisena.

Arkisto on säilytettävä kokonaisena. Esimerkiksi lippukunnanjohtajan kotona majailevat erinäiset kansiot helposti hukkuvat, kun pesti vaihtuu. Parempi ratkaisu on säilyttää kaikki asiakirjat kootusti esimerkiksi kololla ja merkitä listaan mahdolliset lainaukset, jotta tiedetään, keneltä kadonneita materiaaleja kannattaa tiedustella.

Arkistoluettelo

Seuraava esimerkki on mukailtu partiokäyttöön virallisesta arkistokaavasta:

A Diaarit (kirjeluettelot)
B Luettelot

C Pöytäkirjat liitteineen

D Lähetettyjen asiakirjojen toisteet

  • Da Kirjekonseptit

E Saapuneet asiakirjat

  • Ea Saapunut posti

F Lähteneet ja saapuneet asiakirjat

  • Fa Kirjeistö

G Tiliasiakirjat

H Asiasisällön mukaan järjestetyt asiakirjat

I Kartat ja piirustukset
J -
K Tilastoasiakirjat

  • Ka Vuosiselosteet

L ATK-asiakirjat
M Suunnitelmat, tutkimukset ja muistiot
N
O
P
Q
R
S Elokuvat ja äänitteet

  • Sa Leiri- ja muut videot
  • Sb Äänikasetit
  • Sc DVD:t

T Mikrofilmit
U Muut asiakirjat

  • Ua Onnittelut, kiitokset, osanotot
  • Ub Valokuvat
  • Uc Lehtileikkeet
  • Ud Lomakkeet ja kaavakkeet