Arkisto

Arkisto on kokoelma asiakirjoja, ääni- ja kuvatallenteita ja muita dokumentteja lippukunnan tai muun partioryhmittymän vuosien varrelta. Hyvä arkisto on järjestetty, luetteloitu ja sieltä on seulottu pois turhat kaksoiskappaleet ja muut ylimääräiset kyseiseen arkistoon kuulumattomat asiat ja asiakirjat.

Arkistoinnin tarkoituksena on auttaa myöhemmin löytämään tietoja historiasta. Kun on aika kirjoittaa historiikki, esittää kronikka menneiden vuosien tapahtumista vuosijuhlassa, tarkistaa mistä se kymmenen vuoden takaisen leirin alue olikaan vuokrattu tai löytää tärkeä asiakirja kuten perustamiskirja tai kämpän vuokrasopimus, niin kunnollinen arkisto on kullan arvoinen.

Kun arkistointitapa ja arkistoluettelo on kertaalleen laadittu ja vanhat paperit on seulottu ja järjestetty, on arkiston ylläpito helppoa. Alkuvaiheessa voidaan pitää vaikkapa viikonloppuretki, jossa yhdessä luetaan, luetteloidaan ja laitetaan laatikoihin vanhoja papereita. Vanhat vartioiden päiväkirjat, menneiden johtajaneuvostojen pöytäkirjat ja esimerkiksi leirikirjeet ovat hauskaa luettavaa.

Arkiston säilytys

Arkiston säilytystapaa on mietittävä ja arkistokappaleiden käsittelyssä on oltava huolellinen. Hyvä arkistolaatikko on happovapaata kartonkia. Siinä ei ole metalliosia (esimerkiksi kansion mekanismi ja paperien niitit sekä paperiliittimet ruostuvat), muovia (muovitaskut ”imevät” mustetta, muoviset välilehdet hapertuvat) eikä liimaa (teippien liimat syöpyvät muovin ja paperin läpi). Arkistolaatikot säilytetään mielellään paloturvallisessa pimeässä tilassa, jossa lämpötila pysyy tasaisena.

Arkisto on säilytettävä kokonaisena. Esimerkiksi lippukunnanjohtajan kotona majailevat erinäiset kansiot helposti hukkuvat, kun pesti vaihtuu. Parempi ratkaisu on säilyttää kaikki asiakirjat kootusti esimerkiksi kololla ja merkitä listaan mahdolliset lainaukset, jotta tiedetään, keneltä kadonneita materiaaleja kannattaa tiedustella.

Arkistoluettelo

Seuraava esimerkki on mukailtu partiokäyttöön virallisesta arkistokaavasta:

A Diaarit (kirjeluettelot)
B Luettelot

• Ba Arkistoluettelo
• Bb Jäsenluettelo
• Bc Kalustoluettelo

C Pöytäkirjat liitteineen

• Ca Vuosikokoukset
• Cb Hallituksen kokoukset
• Cc Johtajaneuvoston kokoukset
• Cd Muut pöytäkirjat

D Lähetettyjen asiakirjojen toisteet

• Da Kirjekonseptit

E Saapuneet asiakirjat

• Ea Saapunut posti

F Lähteneet ja saapuneet asiakirjat

• Fa Kirjeistö

G Tiliasiakirjat

• Ga Tilinpäätösasiakirjat
• Gb Kuitit
• Gc Talousarviot

H Asiasisällön mukaan järjestetyt asiakirjat

• Ha Perustamisasiakirjat ja säännöt
• Hb Leirit
• Hc Kisat
• Hd Varainhankinta
• He Lipun ja huivimerkin piirustukset ja tilaaminen
• Hf Kämppä
• Hg Vene
• Hi VJ-peruskurssi
• Hj Lippukuntalehdet
• Hk Ryhmien päiväkirjat ja muut asiakirjat
• Hl Sekalaiset asiakirjat

I Kartat ja piirustukset
J -
K Tilastoasiakirjat

• Ka Vuosiselosteet

L ATK-asiakirjat
M Suunnitelmat, tutkimukset ja muistiot
N
O
P
Q
R
S Elokuvat ja äänitteet

• Sa Leiri- ja muut videot
• Sb Äänikasetit
• Sc DVD:t

T Mikrofilmit
U Muut asiakirjat

• Ua Onnittelut, kiitokset, osanotot
• Ub Valokuvat
• Uc Lehtileikkeet
• Ud Lomakkeet ja kaavakkeet