Lippukunnan tiedostonhallinta

Alustavaa tietoa!
Tämä artikkeli käsittelee asiaa, josta ei ole vielä päätetty tai joka ei muuten ole varmistunut. Artikkelin tieto käytettyine termeineen tai osa siitä on alustavaa tietoa eikä mitään artikkelin antamaa tietoa pidä käsittää lopulliseksi.

Projektista

Tämä ohje lippukunnan tiedostohallintaan on Suomen Partiolaisten IT-ryhmän tuottama. Ohje on julkaistu lippukuntapostissa XX/2009 XXkuussa 2009. Tiedot tekijöistä löytyvät Historia-välilehdeltä. Jos haluat kommentoida ohjetta tai antaa vinkkejä, niin artikkelin keskustelusivulle voi kirjoittaa.

Yleistä

Lippukunnalle kertyy tärkeitä asiakirjoja, kuten pöytäkirjat ja toimintasuunnitelmat sekä tapahtumalaput. Tälläiset asiat on hyvä tallentaa niin, että kaikki johtajat pääsevät niihin käsiksi omilta koneiltaan eikä tarvitse vaivata joka kerta asiakirjan tehnyttä henkilöä. Näiden helppoon jakamiseen johtajille on verkossa hyviä työkaluja.

Asiakirjoja joita kannattaa tallentaa sähköisestikin

• Kokousten pöytäkirjat
• Toimintasuunnitelmat, toimintakertomukset, talousarviot, tilinpäätökset
• Lippukunnan säännöt
• Tapahtumien mainokset
• Retki- ja leirikirjeet
• Lista retkipaikoista
• Johtajien yhteystiedot
• Kuvaukset lpk:n toimintatavoista, esimerkiksi tapahtumanjärjestäjän ohje
• Suunnitelmat lippukunnan tapahtumista, esimerkiksi leireistä ja kisoista

Päädyimme kirjoittamaan ohjeen Google Sitesin käyttöön koska se on riittävän helppo ja riittävän monipuolinen sekä ennen kaikkea ilmainen. Muitakin vaihtoehtoja olisi, mutta ne vaativat lippukunnalta enemmän. Google Sitesissä on toki omat haittansa, kuten tietojen siirtyminen ulkomaille ja vaatimus Google-tilistä kaikilla käyttäjillä.

Google Sites

Google Sites on Googlen tarjoama ilmainen palvelu. Se käytää Googlen muiden palvelujen (esim. Gmail) kanssa yhteisiä tunnuksia. Julkinen esimerkki lippukunnan tietovarastosta löytyy täältä.

Käyttöönotto-ohje

tämä ensisijaisena vaihtoehtona ohjeistukselle.

Ensimmäinen versio, sytemin eka testisivusto ilman sen kummempaa perehtymistä. Sivusto löytyy osoitteesta: http://sites.google.com/site/sytemintestisivusto/ , tunnuksia saa pyytämällä

1. Tarvitset googlen tunnuksen, sama tunnus käy niin mailiin, kalenteriin kuin blogeihin

2. [sites.google.com]

3. create site

4. Täytä tiedot, tärkeä kohta on "Share with Only people I specify can view this site"

5. sivusto on luotu

Sivustolle kannattaa alkuun luoda dashboard-sivu ja asettaa se etusivuksi. Tälle sivulle voi helposti liittää esim yhteisen google-kalenterin ja listan tuoreista tiedotuksista (Announcements). Uutissivusta, kuten myös kaikesta muusta voi ottaa rss-syötteen helposti seurattavaksi yläpalkin page actions-toiminnolla. Sivu file cabinet mahdollistaa helpon tiedostonhallinnan (pöytäkirjat, retkikirjeet tms)

Uusia käyttäjiä sivustolle luodaan valikosta "site settings -> share this site" jossa voidaan antaa ihmisten sähköpostiosoitteita (onko tämä sama kuin google-tunnus?), kannattaa valita "as collaborators" jolloin ihmiset saavat oikeuden tehdä asioita

Tiedostoja kannattaa tuoda google docsista, jotta ei kuluteta 100 megan quotaa turhaan noille tiedostoille

Lisävinkkejä

Oma domain

Tämä edellyttää pääsyä lippukunnan domainin nimipalvelinasetuksiin. Nimipalvelimella asetetaan uudelle alidomainille CNAMEksi ghs.google.com . Bindissä esimerkiksi "intra.lpk.fi IN CNAME ghs.google.com". Tämän jälkeen otetaan osoite käyttöön sivuston hallinnassa, "Site settings" -> "Other stuff" -> "Web address". Lisätään lomakkeella nimipalveluihin lisätty nimi, esimerkissä "intra.lpk.fi". Nimipalvelutietojen päivittyminen voi kestää, yleensä uusi osoite alkaa toimia viimeistään muutaman tunnin päästä.

Muita vaihtoehtoja

• Google Apps [1]
  • Järeämpi Googlen työkalupaketti, mukana Sitesin lisäksi esimerkiksi Mail, Calendar ja Docs lippukunnan omassa domainissa. Tilitkin lippukunnan omia, eivätkä normaaleita Google-tunnuksia. Käyttöönotto-vaihe on erilainen kuin pelkän Google Sitesin, mutta tällä lippukunta voi hoitaa halutessaan todella monta asiaa.
• Atlassian Confluence [2]
  • Järeä kaupallinen wiki, soveltuu paremmin piireille. Partiojärjestöt voivat anoa ilmaisen lisenssin 500 käyttäjälle. Tätä ei voi asentaa yleisimpiin webbihotelleihin, jolloin käyttäjän pitää hankkia palvelin tai virtuaalipalvelin jostain.
• Vielä lisää [3]
  • Täällä on vielä lisää vaihtoehtoja, jos haluat perehtyä tarjontaan.

Nämä muut vaihtoehdot vaativat enemmän osaamista ja harrastuneisuutta, ja voi lpk toteuttaa tiedonjaon vaikka omalla ohjelmistollaan.