Lippukunnan tiedostonhallinta

Ohjeesta

Tämän ohjeen avulla lippukunta voi halutessaan ottaa käyttöön yhden ratkaisun tiedon hallintaan. Ohjeen alkuperäinen versio on Suomen Partiolaisten IT-ryhmän tuottama. Ohje on julkaistu lippukuntapostissa 6/2009 joulukuussa 2009. Tiedot tekijöistä löytyvät Partiowikistä tämän sivun Historia-välilehdeltä. Jos haluat kommentoida ohjetta tai antaa vinkkejä, niin artikkelin keskustelusivulle voi kirjoittaa.

Yleistä

Lippukunnalle kertyy tärkeitä asiakirjoja, kuten pöytäkirjat ja toimintasuunnitelmat sekä tapahtumalaput. Tälläiset asiat on hyvä tallentaa niin, että kaikki johtajat pääsevät niihin käsiksi omilta koneiltaan eikä tarvitse vaivata joka kerta asiakirjan tehnyttä henkilöä. Näiden helppoon jakamiseen johtajille on verkossa hyviä työkaluja.

Asiakirjoja joita kannattaa tallentaa sähköisestikin

• Kokousten pöytäkirjat
• Toimintasuunnitelmat, toimintakertomukset, talousarviot, tilinpäätökset
• Lippukunnan säännöt
• Tapahtumien mainokset
• Retki- ja leirikirjeet
• Lista retkipaikoista
• Johtajien yhteystiedot
• Kuvaukset lpk:n toimintatavoista, esimerkiksi tapahtumajärjestäjän ohje
• Suunnitelmat lippukunnan tapahtumista, esimerkiksi leireistä ja kisoista

Päädyimme kirjoittamaan ohjeen Google Sitesin käyttöön koska se on riittävän helppo ja riittävän monipuolinen sekä ennen kaikkea ilmainen. Muitakin vaihtoehtoja olisi, mutta ne vaativat lippukunnalta enemmän. Google Sitesissä on toki omat haittansa, kuten tietojen siirtyminen ulkomaille ja vaatimus Google-tilistä kaikille käyttäjille.

Google Sites

Google Sites on Googlen tarjoama ilmainen palvelu. Se käytää Googlen muiden palvelujen (esim. Gmail) kanssa yhteisiä tunnuksia. Julkinen esimerkki lippukunnan tietovarastosta löytyy täältä. Google Sites tarjoaa 100 megatavua tallennustilaa lippukunnan tiedostoille ja helpon käyttöliittymän.

Käyttöönotto-ohje

Sivuston luonti

1. Tarvitset Googlen käyttäjätunnuksen. Jos käytät jo jotain Googlen kirjautumisen vaativaa palvelua, kuten Gmail, sinulla on tämä tunnus
2. Mene osoitteeseen http://sites.google.com/ ja kirjaudu tunnuksellasi.
3. Valitse ”Create site”.
4. Täytä lomakkeen tiedot.
   1. Valitse sivuston nimi ja kirjoita se kohtaan ”Site name”.
   2. Valitse sivustolle osoite (osoitteen alkuosa on aina sama.) Kirjoita se kohtaan ”Your site will be located at this URL:”.
   3. Voit halutessasi kirjoittaa kuvauksen sivustosta kohtaan ”Site description”.
   4. Älä laita rastia kohtaan ”Mature content”.
   5. Valitse ”Share with” -valinnoista kohta ”Only people I specify can view this site”, jolloin sivua voivat käyttää vain ne, joille annat luvan.
   6. Valitse sivuston ulkoasu.
   7. Vahvista olevasi ihminen kirjoittamalla tarkastuskoodi lomakkeen viimeiseen kenttään.
5. Sivusto on luotu.

Etusivun luonti

Sivustolle kannattaa alkuun luoda Dashboard-sivu ja asettaa se etusivuksi. Tälle sivulle voi helposti liittää esimerkiksi yhteisen Google-kalenterin ja listan tuoreista tiedotuksista (Announcements).

1. Luo uusi sivu
   1. Valitse "Create page"
   2. Valitse tyypiksi Dashboard ja nimeksi vaikka "Etusivu"
   3. Valitse "Put page at top level"
   4. Valitse "Create page"
2. Aseta se etusivuksi
   1. Valitse "More actions" ja "Manage site"
   2. Valitse "General" ja etsi sivulta kohta "Landing page"
   3. Valitse "Change"
   4. Valitse listasta etusivu ja "OK"

Tiedostovaraston luonti

File cabinet -sivu mahdollistaa helpon tiedostonhallinnan (pöytäkirjat, retkikirjeet tms.) Sen voi luoda valitsemalla etusivulta "Create page". Valitse tyypiksi "File cabinet", kirjoita lomakkeeseen nimi tiedostovarastolle, esimerkiksi "Tiedostovarasto" ja valitse "Put page at the top level". Valitse "Create page".

HUOM! Jäsenrekisteritiedoista henkilötietojen tallentaminen on kiellettyä (Henkilötietolaki 32§). Eli ei jäsenrekisteriä tänne. Tilastollisia tietoja toki voi olla.

Valikon muokkaus

Uudet sivut eivät automaattisesti näy vasemmalla olevassa valikossa. Valikkoa voi muokata valitsemalla sen alta "Edit sidebar". Tämän valituasi päädyt sivulle, josta voi muokata koko sivuston ulkoasua, eli valitse sieltä "Navigation"-kohdasta "Edit". Valinnalla "Add page" voit lisätä luomasi alasivut valikkoon ja nuolilla muokata valikon järjestystä.

Uusien käyttäjien luominen

1. Hanki lista johtajien sähköpostiosoitteista ja pyydä Gmail-osoite jos sellainen löytyy.
2. Valitse ”Site settings” ja ”Share this site”.
3. Valitse oikeustasoksi ”collaborator”
4. Kopioi osoitteet tekstikenttään puolipisteillä (;) eroteltuna.
5. Valitse ”Invite these people”.
6. Kirjoita halutessasi lyhyt viesti tunnuksen saajille. Jos jätät kohdan tyhjäksi, lähetetään henkilöille englanninkielinen vakioviesti.
7. Valitse ”Send”, jolloin oikeudet annetaan suoraan, mikäli kyseessä olevaan osoitteeseen kuuluu jo Google-tili. Ellei tiliä vielä ole, kutsusähköpostissa on linkki tunnuksen luomiseen ja käyttäjä saa oikeudet luotuaan Google-tunnuksen.

Käyttäjän ohje

Muokkaa tämä omalle lippukunnallesi sopivaksi.

Olemme ottaneet käyttöön Google Docsin lippukunnan tiedostojen ja muun tiedon säilyttämiseen. Kerro Gmail-osoitteesi <nimi>, niin pääset kirjautumaan palveluun osoitteessa <osoite>.

Kirjauduttuasi löydät etusivulta toimintakalenterin ja vasemmasta laidasta valikon, jossa on linkit tiedostovarastoon ja puhelinluetteloon.

Tiedoston avaus

Avattuasi valikosta tiedostovarastosivun, voit avata tiedostot klikkaamalla tiedoston nimeä.

Tiedoston lisäys

Tiedostovarastosivulla on nappi "Add file". Valitse se, ja sen jälkeen voit selata oman koneesi tiedostoja "Browse"-painikkeella. Hae tiedosto ja valitse sen jälkeen selaimesi mukaan "Ok" tai "Open". Tämän jälkeen "Upload"-nappi tallentaa tiedoston lippukuntalaisten nähtäville.

Voit siirtää tallennetun tiedoston johonkin kansioon valitsemalla sen edessä olevan ruudun ja sen jälkeen painamalla "Move to"-nappia ja valitsemalla kansion listalta.

Uuden tekstisivun teko

Jos haluat että moni voi muokata helposti samaa tekstiä, esimerkiksi toimintasuunnitelmaa, se kannattaa tehdä uudeksi sivuksi Google Docsiin. Etusivun ylälaidasta löytyy painike "Create page". Valitse sivun tyypiksi "Web page", anna sille kuvaava nimi ja "Put page under Etusivu". Kirjoita tekstiä ja valitse "Save". Nyt uusi sivu näkyy linkkinä etusivun alareunassa ja uusimpien muutosten luettelossa. Muut voivat helposti muokata sivua.

Puhelinluettelon käyttö

Mene linkistä puhelinluettelosivulle. Tiedot näet jo, mutta omat tietosi pääset lisäämään "Add item"-napista. Täytäthän kaikki tiedot. Paina lopuksi "Save" niin tiedot tallentuvat. Jos halua muokata tietojasi, saat ne auki klikkaamalla luettelosta omaa nimeäsi.

Lisävinkkejä

Olemme koonneet tähän muutamia vinkkejä joilla tiedostovaraston käyttöä voi tehostaa. Nämä ovat peruskäyttöä vaativampia, mutta voivat olla todella hyödyllisiä.

Google Docs

Tiedostoja voi tuoda näkyviin Google Docsista. Tästä on kaksi hyötyä, Docsissa olevia tiedostoja voi helposti muokata monta käyttäjää, ja toisaalta ne eivät kuluta Sitesin 100 megatavun kiintiötä. Nämä tiedostot voi lisätä osaksi mitä tahansa Dashboard-tyyppistä sivua. Tämä tosin vaatii että olet jo tehnyt tiedoston Docsissa, ja että siihen on asetettu kaikille katseluoikeudet. Sivulla valitse "Edit page" ja "Insert". Valikossa on eri tyyppiset Docs-tiedostot, Document teksteille, Presentation esityksille ja Spreadsheet taulukkolaskennalle.

Voit hakea muiden tekemiä malleja. Tässä on merkkivarastoa varten mallipohja: https://docs.google.com/spreadsheet/pub?key=0AlAnpSA8ajaLdGExR1JrTzlCbGZZQXRURmtFOHpVc1E&output=html

Kalenteri

Sivuun voi lisätä Google Calendarissa olevan julkisen kalenterin, joka sisältää esimerkiksi lippukunnan tapahtumat. Kalenteria ei voi muokata Sitesin kautta, mutta sen sisältöä voi katsella. Sivua muokatessa valitse "Insert" ja "Google Calendar". Hae Google Calendarin puolella kalenterin julkinen URL sen asetuksista, ja saat sisällytettyä kalenterin.

Oma domain

Tämä edellyttää pääsyä lippukunnan domain-nimen nimipalvelutietoihin (ainakin Nettipartiolaisten palveluja käyttäville tämä onnistuu). Nimipalvelimella asetetaan uudelle alidomainille CNAME-tyypin tietueeksi ”ghs.google.com” (ilman lainausmerkkejä). Esimerkiksi BINDissä oikea rivi on ”intra.lpk.fi IN CNAME ghs.google.com.” (ilman lainausmerkkejä). Tämän jälkeen otetaan osoite käyttöön sivuston hallinnassa, ”Site settings” -> ”Other stuff” -> ”Web address”. Lisätään lomakkeella nimipalveluihin lisätty nimi, esimerkissä ”intra.lpk.fi”. Nimipalvelutietojen päivittyminen voi kestää, yleensä uusi osoite alkaa toimia viimeistään muutaman tunnin päästä.

Tunnushallinta

Oikeuksia on kolme tasoa, ylläpitäjä (Owner), muokkaaja (Collaborator) ja katselija (Viewer). Suositeltava oikeustaso käyttäjille on Collaborator, jolloin johtajat voivat tallentaa ja muokata tietoja. Owner-tason oikeudet kannattaa olla muutamalla henkilöllä, koska nämä voivat laajemmin muokata sivuston asetuksia ja hallita käyttäjätunnuksia. Käyttöoikeustasoja voit vaihtaa poistamalla henkilöltä vanhan oikeustason ja lisäämällä henkilön uudelle tasolle, ja voit halutessasi ”Invite these people”-painikkeen valitsemisen jälkeen olla lähettämättä ilmoitussähköpostia.

Sähköposti

Tieto kaikista muutoksista sivulla on mahdollista tilata sähköpostiin. Tämä onnistuu esimerkiksi etusivulta löytyvästä "More actions"-valikosta valinnalla "Subscribe to site changes". Huomaa että samassa valikossa on "Subscribe to page changes", jolla saat tiedon vain yksittäisen sivun muutoksista.

Navigaatiopalkin muokkaus

Navigaatiopalkkia voi muokata sen alla olevasta "Edit sidebar"-linkistä. Sitemap kannattaa poistaa näkyvistä ja lisätä palkkiin käytössä olevat sivut, esimerkiksi puhelinluettelo ja tiedostovarasto.

Puhelinluettelo

List-tyyppisestä sivusta voi esimerkkisivun mukaisesti tehdä puhelinluettelon. Lisää vain uuteen List-sivuun haluamasi kentät.

Suositeltavaa on että jokainen johtaja lisää omat yhteystietonsa.

Muut toiminnot

Voit myös lisätä sivuille myös muita osia, kannattaa tutustua valikoihin. Voit lisätä varsin monenlaisia osia sivuille, esimerkiksi tietoa uusimmista muokkauksista tai uutisia. Erityisesti Dashboard-sivuille (esimerkin mukaisen sivuston etusivulle) voi lisätä monenlaisia Google Gadgetteja.

Muita vaihtoehtoja

• OpenAtrium http://openatrium.com/
  • Monipuolinen intra-/extranet-ohjelmisto, joka toimii kaikissa yleisissä Web-hotelleissa. Perustuu Drupaliin. Ilmainen avoimen lähdekoodin järjestelmä.
• Google Apps [1]
  • Järeämpi Googlen työkalupaketti, mukana Sitesin lisäksi esimerkiksi Mail, Calendar ja Docs lippukunnan omassa domainissa. Tilitkin lippukunnan omia, eivätkä normaaleita Google-tunnuksia. Käyttöönotto-vaihe on erilainen kuin pelkän Google Sitesin, mutta tällä lippukunta voi hoitaa halutessaan todella monta asiaa.
• Atlassian Confluence [2]
  • Järeä kaupallinen wiki, soveltuu paremmin piireille. Yleishyödylliset yhdistykset (mukaanlukien partioyhdistykset) saavat 500 käyttäjän ilmaisen lisenssin täyttämällä anomuksen. Tätä ei voi asentaa yleisimpiin webbihotelleihin, jolloin käyttäjän pitää hankkia palvelin tai virtuaalipalvelin jostain.
• Drupal [3]
  • Jos lippukunnalla on valmiina Drupal-pohjainen Internet-sivusto, voidaan samaa Drupal-asennusta käyttää myös pienimuotoiseen tiedostojen jakamiseen.
• OpenSourceCMS-sivuston Groupware-osio [4]
  • Täällä on vielä lisää vaihtoehtoja, jos haluat perehtyä tarjontaan.

Nämä muut vaihtoehdot vaativat enemmän osaamista ja harrastuneisuutta. Toki lippukunta voi toteuttaa tiedostonjaon vaikka itse tekemällään ohjelmistolla.