Lippukunnan tiedostonhallinta

PartioWikistä
Versio hetkellä 30. maaliskuuta 2009 kello 00.03 – tehnyt Juham (keskustelu | muokkaukset)
Siirry navigaatioon Siirry hakuun
Alustavaa tietoa!
Tämä artikkeli käsittelee asiaa, josta ei ole vielä päätetty tai joka ei muuten ole varmistunut. Artikkelin tieto käytettyine termeineen tai osa siitä on alustavaa tietoa eikä mitään artikkelin antamaa tietoa pidä käsittää lopulliseksi.

Projektista

Tänne kirjoitetaan ohje lippukunnan tiedostohallintaan, tarkoitus on, että toukokuussa olisi valmiina. Suomen Partiolaisten IT-ryhmä toivoo apua myös muilta aktiivisilta wikittäjiltä. Jos haluat kommentoida tai antaa vinkkejä, niin artikkelin keskustelusivulle voi kirjoittaa.


Yleistä

Lippukunnalle kertyy tärkeitä asiakirjoja, kuten pöytäkirjat ja toimintasuunnitelmat. Näiden helppoon jakamiseen johtajille on verkossa hyviä työkaluja.

Asiakirjoja joita kannattaa tallentaa

  • Kokousten pöytäkirjat
  • Toimintasuunnitelmat, toimintakertomukset, talousarviot, tilinpäätökset
  • Tapahtumien mainokset
  • Retki- ja leirikirjeet
  • Lista retkipaikoista
  • Johtajien yhteystiedot
  • Kuvaus lpk:n toimintatavoista


Vaihtoehtoja:


Google Sites

Käyttöönotto-ohje

tämä ensisijaisena vaihtoehtona ohjeistukselle.

Ensimmäinen versio, sytemin eka testisivusto ilman sen kummempaa perehtymistä. Sivusto löytyy osoitteesta: http://sites.google.com/site/sytemintestisivusto/ , tunnuksia saa pyytämällä

1. Tarvitset googlen tunnuksen, sama tunnus käy niin mailiin, kalenteriin kuin blogeihin

2. [sites.google.com]

3. create site

4. Täytä tiedot, tärkeä kohta on "Share with Only people I specify can view this site"

5. sivusto on luotu


Sivustolle kannattaa alkuun luoda dashboard-sivu ja asettaa se etusivuksi. Tälle sivulle voi helposti liittää esim yhteisen google-kalenterin ja listan tuoreista tiedotuksista (Announcements). Uutissivusta, kuten myös kaikesta muusta voi ottaa rss-syötteen helposti seurattavaksi yläpalkin page actions-toiminnolla. Sivu file cabinet mahdollistaa helpon tiedostonhallinnan (pöytäkirjat, retkikirjeet tms)

Uusia käyttäjiä sivustolle luodaan valikosta "site settings -> share this site" jossa voidaan antaa ihmisten sähköpostiosoitteita (onko tämä sama kuin google-tunnus?), kannattaa valita "as collaborators" jolloin ihmiset saavat oikeuden tehdä asioita

Tiedostoja kannattaa tuoda google docsista, jotta ei kuluteta 100 megan quotaa turhaan noille tiedostoille

Käyttäjän ohje

Lisävinkkejä

Kalenteri

Oma domain

Tämä edellyttää pääsyä lippukunnan domainin nimipalvelinasetuksiin. Asetetaan uudelle alidomainille CNAMEksi ghs.google.com . "Bindissä esimerkiksi intra.lpk.fi IN CNAME ghs.google.com."

Tunnushallinta

Muita vaihtoehtoja

  • Google Apps [1]
    • Järeämpi Googlen työkalupaketti, mukana Sitesin lisäksi esimerkiksi Mail, Calendar ja Docs lippukunnan omassa domainissa. Tilitkin lippukunnan omia, eivätkä normaaleita Google-tunnuksia.
  • Atlassian Confluence [2]
    • Järeä kaupallinen wiki, soveltuu paremmin piireille. Partiojärjestöt voivat anoa ilmaisen lisenssin 500 käyttäjälle.


Vaatii enemmän osaamista ja harrastuneisuutta, tästäkin toki voidaan kerätä vinkkejä ja ehdotuksia. Tai sitten julkaistaan linkkilista asiallisiksi todetuista, ja päästetään lippukuntien nörtit leikkimään.