Lippukunnan tiedostonhallinta

PartioWikistä
Versio hetkellä 1. toukokuuta 2009 kello 16.13 – tehnyt Juham (keskustelu | muokkaukset)
Siirry navigaatioon Siirry hakuun
Alustavaa tietoa!
Tämä artikkeli käsittelee asiaa, josta ei ole vielä päätetty tai joka ei muuten ole varmistunut. Artikkelin tieto käytettyine termeineen tai osa siitä on alustavaa tietoa eikä mitään artikkelin antamaa tietoa pidä käsittää lopulliseksi.

Projektista

TODO Tämä ohje lippukunnan tiedostohallintaan on Suomen Partiolaisten IT-ryhmän tuottama. Ohje on julkaistu lippukuntapostissa XX/2009 XXkuussa 2009. Tiedot tekijöistä löytyvät Historia-välilehdeltä. Jos haluat kommentoida ohjetta tai antaa vinkkejä, niin artikkelin keskustelusivulle voi kirjoittaa.

Yleistä

Lippukunnalle kertyy tärkeitä asiakirjoja, kuten pöytäkirjat ja toimintasuunnitelmat sekä tapahtumalaput. Tälläiset asiat on hyvä tallentaa niin, että kaikki johtajat pääsevät niihin käsiksi omilta koneiltaan eikä tarvitse vaivata joka kerta asiakirjan tehnyttä henkilöä. Näiden helppoon jakamiseen johtajille on verkossa hyviä työkaluja.

Asiakirjoja joita kannattaa tallentaa sähköisestikin

  • Kokousten pöytäkirjat
  • Toimintasuunnitelmat, toimintakertomukset, talousarviot, tilinpäätökset
  • Lippukunnan säännöt
  • Tapahtumien mainokset
  • Retki- ja leirikirjeet
  • Lista retkipaikoista
  • Johtajien yhteystiedot
  • Kuvaukset lpk:n toimintatavoista, esimerkiksi tapahtumanjärjestäjän ohje
  • Suunnitelmat lippukunnan tapahtumista, esimerkiksi leireistä ja kisoista

Päädyimme kirjoittamaan ohjeen Google Sitesin käyttöön koska se on riittävän helppo ja riittävän monipuolinen sekä ennen kaikkea ilmainen. Muitakin vaihtoehtoja olisi, mutta ne vaativat lippukunnalta enemmän. Google Sitesissä on toki omat haittansa, kuten tietojen siirtyminen ulkomaille ja vaatimus Google-tilistä kaikille käyttäjille.

Google Sites

Google Sites on Googlen tarjoama ilmainen palvelu. Se käytää Googlen muiden palvelujen (esim. Gmail) kanssa yhteisiä tunnuksia. Julkinen esimerkki lippukunnan tietovarastosta löytyy täältä. Google Sites tarjoaa 100 megatavua tallennustilaa lippukunnan tiedostoille ja helpon käyttöliittymän.

Käyttöönotto-ohje

Sivuston luonti

  1. Tarvitset Googlen käyttäjätunnuksen, jos käytät jo jotain Googlen kirjautumisen vaativaa palvelua, kuten Gmail, sinulla on tämä tunnus
  2. Mene [sites.google.com tänne] ja kirjaudu tunnuksellasi.
  3. Valitse "Create site".
  4. Täytä lomakkeen tiedot.
    1. Valitse sivuston nimi ja kirjoita se kohtaan "Site name".
    2. Valitse sivustolle osoite, osoitteen alkuosa on aina sama, ja kirjoita se kohtaan "Your site will be located at this URL:".
    3. Voit halutessasi kirjoittaa kuvauksen sivustosta kohtaan "Site description".
    4. Älä laita rastia kohtaan "Mature content".
    5. Valitse "Share with" - valinnoista kohta "Only people I specify can view this site" jolloin sivua voivat käyttää vain ne, joille annat luvan.
    6. Valitse sivuston ulkoasu.
    7. Vahvista olevasi ihminen kirjoittamalla tarkastuskoodi lomakkeen viimeiseen kenttään.
  5. Sivusto on luotu.


Etusivun luonti

TODO

Sivustolle kannattaa alkuun luoda dashboard-sivu ja asettaa se etusivuksi. Tälle sivulle voi helposti liittää esim yhteisen google-kalenterin ja listan tuoreista tiedotuksista (Announcements). Uutissivusta, kuten myös kaikesta muusta voi ottaa rss-syötteen helposti seurattavaksi yläpalkin page actions-toiminnolla.

Tiedostovaraston luonti

TODO Sivu file cabinet mahdollistaa helpon tiedostonhallinnan (pöytäkirjat, retkikirjeet tms)


Uusien käyttäjien luominen

  1. Hanki lista johtajien sähköpostiosoitteista, pyydä Gmail-osoite jos sellainen löytyy.
  2. Valitse "Site settings" ja "Share this site".
  3. Valitse oikeustasoksi "collaborator"
  4. Kopioi osoitteet tekstikenttään, puolipisteillä (;) eroteltuna.
  5. Valitse "Invite these people".
  6. Kirjoita halutessasi lyhyt viesti tunnuksen saajille. Ellet kirjoita, niin lähetetään lyhyt englanninkielinen viesti.
  7. Valitse "Send", jolloin oikeudet annetaan suoraan, mikäli kyseessä olevaan osoitteeseen kuuluu jo Google-tili. Ellei tiliä vielä ole, kutsusähköpostissa on linkki tunnuksen luomiseen ja käyttäjä saa oikeudet luotuaan Google-tunnuksen.

Käyttäjän ohje

TODO

Lisävinkkejä

Olemme koonneet tähän muutamia vinkkejä joilla tiedostovaraston käyttöä voi tehostaa. Nämä ovat peruskäyttöä vaativampia, mutta voivat olla todella hyödyllisiä.

Google Docs

TODO

Tiedostoja kannattaa tuoda google docsista, jotta ei kuluteta 100 megan quotaa turhaan noille tiedostoille

Kalenteri

TODO

Oma domain

Tämä edellyttää pääsyä lippukunnan domainin nimipalvelinasetuksiin. Nimipalvelimella asetetaan uudelle alidomainille CNAMEksi ghs.google.com . Bindissä esimerkiksi "intra.lpk.fi IN CNAME ghs.google.com". Tämän jälkeen otetaan osoite käyttöön sivuston hallinnassa, "Site settings" -> "Other stuff" -> "Web address". Lisätään lomakkeella nimipalveluihin lisätty nimi, esimerkissä "intra.lpk.fi". Nimipalvelutietojen päivittyminen voi kestää, yleensä uusi osoite alkaa toimia viimeistään muutaman tunnin päästä.

Tunnushallinta

Oikeuksia on kolme tasoa, ylläpitäjä (owner), muokkaaja (collaborator) ja katselija (viewer). Suositeltava oikeustaso käyttäjille on collaborator, jolloin johtajat voivat tallentaa ja muokata tietoja. Owner kannattaa olla muutamalla henkilöllä, koska nämä voivat laajemmin muokata sivuston asetuksia ja hallita käyttäjätunnuksia. Käyttöoikeustasoja voit vaihtaa poistamalla henkilöltä vanhan oikeustason ja lisätä oikeudet uudelle tasolle, ja voit halutessasi "Invite these people"-painikkeen valitsemisen jälkeen olla lähettämättä ilmoitussähköpostia.

RSS

TODO

Navigaatiopalkin muokkaus

TODO

Muita vaihtoehtoja

  • Google Apps [1]
    • Järeämpi Googlen työkalupaketti, mukana Sitesin lisäksi esimerkiksi Mail, Calendar ja Docs lippukunnan omassa domainissa. Tilitkin lippukunnan omia, eivätkä normaaleita Google-tunnuksia. Käyttöönotto-vaihe on erilainen kuin pelkän Google Sitesin, mutta tällä lippukunta voi hoitaa halutessaan todella monta asiaa.
  • Atlassian Confluence [2]
    • Järeä kaupallinen wiki, soveltuu paremmin piireille. Partiojärjestöt voivat anoa ilmaisen lisenssin 500 käyttäjälle. Tätä ei voi asentaa yleisimpiin webbihotelleihin, jolloin käyttäjän pitää hankkia palvelin tai virtuaalipalvelin jostain.
  • Vielä lisää [3]
    • Täällä on vielä lisää vaihtoehtoja, jos haluat perehtyä tarjontaan.

Nämä muut vaihtoehdot vaativat enemmän osaamista ja harrastuneisuutta, ja voi lpk toteuttaa tiedonjaon vaikka omalla ohjelmistollaan.