Leirin loppuraportti

Leirin loppuraportti on koottu arviointi siitä miten leiri toimi. Loppuraportin yhteydessä kerätään yleensä palautetta niin asioista kuin henkilöistäkin.

Loppuraportti tehdään, jotta leirin tekijät oppisivat tekemästään, että seuraavan leirin tekijät eivät joutuisi keksimään pyörää uudelleen ja että leirin osallistujat ja ulkopuoliset tahot saisivat kuvan millainen leiri oli. Loppuraportointi on myös historiankirjoitusta: hyvässä leirin loppuraportissa on kuvaus partioprojektin kulusta (projektiaikataulu ja sen pitävyys, budjetti ja sen toteutuma, tekijöiden nimet, yhteistyötahojen nimet, hyvät käytännöt ja havainnot, valmistelutyön ja seurannan määrä, jne.) ja leirin tapahtumista (ohjelma, lyhyt kuvailu, havainnot, uudet ideat ja muistettavat asiat tulevan varalle). Loppuraportin liitteenä ovat usein valmistelunaikaiset tärkeimmät asiakirjat, kokousmuistiot, leirikirjeet, leirikirja, kuva-CD, tms.

Pienen lippukuntaleirin raportointi voidaan tehdä esim johtajaneuvostossa keskustellen ja asioita pöytäkirjaan merkiten, mutta mitä paremmin palautetta kerätään ja materiaalia taltioidaan, sitä helpompaa on tulevien leirien toteuttaminen onnistuneesti.

Kysymyksiä

Leirin loppupalautetta ja -raporttia voidaan kerätä mm. seuraavien kysymysten avulla.

• Oma tehtäväsi leirillä?

Rekrytointi

• Miksi lähdit mukaan?
• Oliko tehtäväsi sellainen, johon olit mielestäsi lupautunut?
• Pestattiinko sinut, saitko pestikeskustelussa riittävästi tietoa?

Oman tehtävän suunnittelu

• Saitko riittävästi, sopivasti vai liikaa ohjausta tehtävääsi etukäteen ja leirin aikana?
• Onnistuiko ennakkosuunnittelu?
• Tehtiinkö suunnitelmat ajoissa?
• Muistettiinko kaikki?

Oma tehtävä leirillä

• Mikä onnistui ja miksi?
• Mikä meni pieleen ja miten se olisi voitu välttää?
• Mitä opittiin seuraavaa leiriä varten?
• Mitä pitäisit tai mitä tekisit toisin seuraavalla kerralla?

Staabi

• Leiritoimikunnan jäsenten toiminta ja kyky johtaa leiriä leirin suunnitteluvaiheessa ja leirin aikana?
• Työnjaon onnistuminen, muun leiriorganisaation toimivuus?
• Minkälaiset raamit sait tehtävääsi? Annettiinko liian tiukat raamit? Pääsitkö toteuttamaan omia ideoitasi? Olivatko raamit liian löysät?

Ohjelma

• Teeman onnistuminen ja valinta?
• Suuret yhteiset ohjelmat: avajaiset, päättäjäiset, iltanuotio, leirikirkko, tms.?
• Vierailupäivä?
• Kutsuvieraiden vastaanotto ja ohjelma?
• Sisupartiolainenjen, ulkomaalaisten, maahanmuuttajien, tms. huomioiminen ohjelmassa?
• Leiripäivän aikataulu?
• Palaute?
• Johtajahuolto?
• Yksittäisten ohjelmalaaksojen onnistuminen ja ohjelman mielenkiintoisuus leiriläisten kannalta?
• Miten leiriläisten vapaa-ajan vietto sujui, oliko myös ylimääräistä ajanvietettä?

Käytännön järjestelyt

• Leirin infrastruktuurin (rakennelmat, kaavoitus, kulkuyhteydet, suihkut yms.) toimiminen?
• Rakennusleiri ja purkuleiri?
• Saapuminen ja lähteminen: viitoitus, parkkipaikat, ruuhka, kulkuyhteydet leirialueelta kotiin?
• Leirialue: sopivuus partioleirikäyttöön ja leirin ohjelmaan, hyvät ja huonot puolet?
• Yleistä käytännön järjestelyistä?

Turvallisuus

• Toteutettiinko leiri turvallisesti?
• Oliko turvassa (uimavalvonta, ensiapu, liikenteenohjaus, tulenteon valvonta, sammutus, jne) riittävästi ihmisiä ja oliko heillä riittävät tiedot ja taidot?
• Miten riskit oli kartoitettu ja miten ne ennaltaehkäistiin, oliko lähiseudun palo- ja pelastusviranomaisten, apteekin, terveyskeskuksen, tms. yhteystiedot selvillä?

Huolto, kuljetus ja ympäristöystävällisyys

• Toimiko leirikaluston ja materiaalien hankkiminen, kokoaminen ja varaaminen sujuvasti?
• Tehtiinkö hankinnat edullisesti, ajoissa ja ympäristönäkökohdat huomioiden?
• Saapuivatko leirille tarvittavat materiaalit ajoissa ja oikeanlaisina paikalle?
• Toimiko leirinaikainen tavaroiden hankkiminen sujuvasti?
• Toimiko tavaroiden ja henkilöiden kuljetus sujuvasti?
• Kierrätettiinkö leirillä?
• Toimiko jätehuolto, jätevesien suodatus ja jätteiden kuljetus?
• Toimivatko vessat, suihkut, sauna ja niiden huolto?

Muonitus

• Saivatko osallistujat riittävästi terveellistä ruokaa?
• Oliko ruoka hyvää ja monipuolista?
• Oliko muonitushenkilökuntaa riittävästi?
• Oliko muonittajilla hygieniapassi suoritettuna, oliko salmonellakoe läpäisty?
• Oliko keittiön hygieniavaatimukset huomioitu, miten ruokatarvikkeet säilytettiin?
• Oliko ruokatarvikkeiden hankinnan tai esivalmistelujen kanssa ongelmia?
• Toimiko leiriläisten astioiden ja leirikeittiön varusteiden tiskaus sujuvasti?
• Oliko puhdasta juomavettä koko ajan tarjolla?
• Toimiko ruokailutilanne sujuvasti?

Viestintä

• Ennakkomainonta ja verkkosivut?
• Viestintä yleensä ennen leiriä ja leirillä ja leirin jälkeen?
• Leirikirjeet ja muu tiedotus osallistujille ja osallistujien vanhemmille?
• Leirilehti, leirikirja, kuva-CD, leirivideo?
• Tekijöiden välinen sisäinen (horisontaalinen ja vertikaalinen) tiedotus? Ekstranetti?
• Viestimien toimivuus: gps, vhf, pmr tms. puhelimien käytettävyys?
• Kulkiko ajankohtainen tieto ennen leiriä ja leirillä riittävän nopeasti ja oikeanlaisena?
• Miten ulkoinen tiedotus onnistui? Lehti-, radio- tms. jutut, toimittajien vierailut, pressitiedotteet?

Yleistä

• Jakautuiko työmäärä palveluleirissä tasaisesti?
• Miten merkittävänä koit pestisi leirin onnistumisen suhteen?
• Kannattiko pestiin lähteä?
• Leirin onnistuminen kokonaisuutena?
• Vapaa sana?